sábado, 26 de abril de 2014

Herramientas 2.0. para la planificación y gestión de tareas en orientación: correo electrónico y calendarios digitales

La planificación de actividades, reuniones, entrega de informes, ... forma parte del día a día de los orientadores educativos. Cada vez es más frecuente utilizar eficientemente el correo electrónico, calendarios digitales y aplicaciones en línea para ello.
"Si en un proyecto o departamento en el que existen muchos frentes de actuación no gestionamos bien las tareas, es posible que se hagan como buenamente se puedan y, muy especialmente, deprisa y corriendo cuando las circunstancias de las mismas aprietan. En el trabajo educativo, que es un trabajo esencialmente de equipo, la gestión de tareas y proyectos es una de las competencias profesionales que tenemos que tener los docentes." (Víctor Cuevas, orientador, 10-11-2011)

Fuente: Pixabay

El correo electrónico es un elemento fijo en nuestro día a día en orientación, pero pese a que es un artefacto que utilizamos mucho, la clave está en que su uso agilice nuestro trabajo, en lugar de enlentecerlo. El orientador Jesús Jarque menciona 5 usos del correo electrónico por parte del profesor-tutor, que podemos aplicar también en orientación:

  • 1. Envío de actividades para el alumnado: A través del correo electrónico podemos enviar a nuestros alumnos actividades y tareas. Pueden ser para realizar en formato papel, on-line, actividades de ampliación etc.
  • 2. Tutorías: El correo electrónico del profesor se puede utilizar como instrumento de tutoría con las familias. A veces es complicado concertar citas y mantener encuentros directos y el correo puede ser un medio adecuado para un número importante depequeñas consultas, o dudas que no requieren una entrevista cara a cara.
  • 3. Facilitar material: Puede emplearse también como un medio para facilitar material relacionado con nuestras asignaturas. Por ejemplo, para enviar actividades on line, enlaces a videos, páginas webs, documentos, apuntes, resúmenes… todo lo que creamos conveniente.
  • 4. Comunicaciones: Muchas de las comunicaciones que se remiten a las familias en papel y que se suelen realizar a través de los alumnos, se pueden enviar a través del correo electrónico. Me refiero a citas, convocatorias, avisos, etc… Ahorraremos papel, dinero, tiempo y probablemente no se perderá u olvidará en el camino.
  • 5. Actividades de los alumnos: Por último, el correo electrónico también será un medio para que los alumnos hagan entrega de aquellas actividades y tareas que veamos conveniente que nos remitan por este medio.
(Correo del profesor: imprescindible, por Jesús Jarque, 2013)

En la línea de lo mencionado por Jarque, el correo electrónico siempre me ha resultado una herramienta muy útil para hacer llegar a los alumnos y familias enlaces sobre orientación académica y profesional, guías, noticias, avisos sobre plazos y trámites, ...

Desde que el primer correo electrónico se enviase en 1971 hasta hoy, ha aumentado muchísimo el tráfico de mensajes, teniendo en cuenta que se considera que apenas uno de cada cinco mensajes recibidos es realmente relevante para el día a día. 

Algunas ideas para mejorar el uso del correo:
En cualquier caso, recuerda que en el uso del correo electrónico debe primar el sentido común y el orden. 

Durante un Hangout de OrienTapas (27-3-2014), los orientadores que participaron hablaban de algunas de las herramientas para la planificación diaria:
"Mábel Villaescusa utiliza el papel para la planificación del trabajo diario y recordatorios de móvil. (...) Claudio Castilla utiliza Google Calendar para recordatorio de clases, reuniones, ...También permite incluir fechas de vencimiento mensual y anual. También utiliza una agenda en papel pero la vuelca en Wunderlist, más flexible que el calendario de Google, y que le permite gestionar tareas y proyectos en el día a día, compartir archivos, poner recordatorios, añadir notas, ... Menciona otras herramientas como SymphonicalTrello, ... Víctor Cuevas utiliza el papel pero también las herramientas de Google y Wunderlist para gestionar agenda y proyectos. Valora acceder a la información ágilmente y que esté siempre sincronizada en la nube en cualquier dispositivo al ser multiplataforma. Recomienda el entorno de Google por la facilidad y la integración que tiene, al incluir a tus contactos. Maneja Wunderlist por su interfaz intuitiva y cómoda utilizando la metodología de Gestión de Tareas y Proyectos (GTD), clasificando por proyectos y/o áreas de trabajo. Víctor recomienda tener diferentes calendarios, unos públicos y otros privados, compartidos o no. También utiliza Evernote como un organizador de información e ideas en soportes múltiples." (OrienTapas, 27-3-2014) 

En 2014, un grupo de orientadores y orientadoras de Jaén elaboraron la Guía de Tutoría para Secundaria OrientaJaén, un proyecto apoyado en la temporalización mediante un cronograma apoyado en Google Calendar.




Desde 2015, en el proyecto colaborativo Colectivo Orienta, los editores nos coordinamos a través de Trello, una herramienta muy ágil e intuitiva que recomendamos.

Para facilitar el acceso a estas herramientas, recojo en esta entrada enlaces a tutoriales para el uso de las tres principales (Google CalendarTrello y Wunderlisty a otras alternativas interesantes.

 





Algunos manuales y tutoriales sobre el uso de Google Calendar:
Algunos manuales y tutoriales sobre el uso de Trello:

Algunos manuales y tutoriales sobre el uso de Wunderlist:
Algunos manuales y tutoriales sobre el uso de otras alternativas:
¿Utilizas alguna de estas herramientas para organizarte? Puedes dejar un comentario a esta entrada. 


    Última actualización: 12-1-2017

    2 comentarios:

    1. Alberto muchas gracias por facilitar tanto el trabajo y reunir los tutoriales y recursos para conocer más estas dos aplicaciones que tengo pendiente profundizar en ellas para utilizarlas en mi día a día. Pero seguramente será en el verano. Saludos y nuevamente gracias por tu inmenso trabajo.

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    2. alberto excelente informacion sobre la planificación educativa gracias por compartir

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